Pilnīgs ceļvedis elektronisko rēķinu sagatavošanai pašnodarbinātajiem

Ja esat pašnodarbināta persona Spānijā, iespējams, jau esat dzirdējusi par turpmāko pienākumu izdot elektroniskie rēķiniLai gan šīs izmaiņas regulējumā tiek gatavotas jau gadiem ilgi, tās tuvojas realitātei visiem profesionāļiem, kas izraksta rēķinus citiem uzņēmumiem vai ārštata darbiniekiem. Tas nozīmē būtiskas izmaiņas gan mūsu darba veidā, gan grāmatvedības pārvaldībā.

Elektroniskais rēķins nav tikai digitāls fails. Lai tas būtu juridiski derīgs, tam ir jāatbilst vairākām prasībām. tehniskās, normatīvās un funkcionālās prasības kas rada atšķirību salīdzinājumā ar vienkāršu PDF rēķinu, kas ģenerēts programmā Word vai Excel. Šajā rakstā mēs detalizēti aprakstīsim, ko ietver šis jaunais pienākums, kā tas ietekmē pašnodarbinātos un kas jums jādara, lai pēc iespējas ātrāk pielāgotos un izvairītos no iespējamām sankcijām.

Ko nozīmē elektroniskie rēķini un kāpēc tie būs obligāti?

A elektroniskais rēķins Tas ir digitāls dokuments, kas aizstāj tradicionālo papīra rēķinu. Tomēr, lai tam būtu tāds pats juridiskais spēks, tam ir jāatbilst formālās prasības piemēram, iekļaujot strukturētu formātu (XML, UBL vai Facturae), esot elektroniski parakstītam un nosūtītam, izmantojot derīgu kanālu.

Šīs izmaiņas iemesls ir saistīts ar to, ka Izveidot un attīstīt likumu (Likums Nr. 18/2022), kura mērķis ir modernizēt rēķinu izrakstīšanas sistēmas Spānijā. Šis likums noteica, ka visi komerciālie darījumi starp uzņēmumiem un profesionāļiem jāveic, izmantojot elektroniski norēķiniTas nozīmē, ka praksē jebkurai pašnodarbinātai personai, kas strādā cita uzņēmuma vai profesionāļa labā, būs jāpielāgojas.

Šīs izmaiņas ne tikai atspoguļo administratīvu progresu, bet arī tiecas uz samazināt nokavējumus, palielināt fiskālo pārredzamību un digitalizēt ekonomikuLai gan sākumā tas var šķist papildu slogs pašnodarbinātajiem, patiesībā tas var sniegt ievērojamas priekšrocības.

Kad pašnodarbinātajiem būs obligāti jāizmanto elektroniskie rēķini?

Pienākums izrakstīt elektroniskos rēķinus vienlaikus nesasniegs visus pašnodarbinātos. Likums paredz progresīvu grafiku, kas ir atkarīgs no gada apgrozījums un saistīto tehnisko noteikumu izstrādi.

• Pašnodarbinātām personām un uzņēmumiem ar gada apgrozījums pārsniedz 8 miljonus eiro, pienākums stāsies spēkā vienu gadu pēc tehnisko noteikumu publicēšanas. Tiek lēsts, ka tas notiks 2025, tātad saistības iestātos 2026.
• Pārējiem pašnodarbinātajiem (ar zemāku apgrozījumu) termiņš tiek pagarināts līdz divus gadus pēc noteikumu apstiprināšanas, kas mūs ved 2027 kā termiņu.

Lai gan daudzi speciālisti jau tagad var sākt brīvprātīgi izrakstīt elektroniskos rēķinus, iepriekš pielāgojoties izmaiņām, ieteicams pievērst uzmanību oficiālajiem termiņiem.

Kam ir pienākums, un kam netiek piemērots pienākums?

Pienākums izrakstīt elektroniskos rēķinus attiecas tikai uz B2B biznesa attiecībām (starp uzņēmumiem vai profesionāļiem). Tādēļ, ja rēķinus izrakstāt fiziskām personām (B2C), joprojām varat izrakstīt papīra vai nestrukturētus PDF rēķinus.

Būs arī atbrīvojumi noteiktām darbībām, piemēram:

• Mazumtirdzniecība ar tiešu piegādi patērētājam, kur tiek izmantotas biļetes.
• Pakalpojumi bez pienākuma izrakstīt rēķinu.
• Darbības ārpus Spānijas, ja uz tām neattiecas Spānijas tiesību akti.

Elektronisko rēķinu ieviešanas priekšrocības

Papildus juridiskajam pienākumam elektroniskie rēķini sniedz ļoti būtiskas priekšrocības pašnodarbināto ikdienas vadība:

• Izmaksu ietaupījums: jūs izvairāties no drukāšanas, aploksnēm, pasta sūtījumiem, fiziskas glabāšanas…
• Labāka organizācijaVisi rēķini ir centralizēti mākonī un pieejami no jebkuras ierīces.
• kļūdu samazināšanaProgrammatūra automatizē nodokļu aprēķinus un novērš cilvēciskas kļūdas.
• Lielāka drošībaDigitālā paraksta izmantošana garantē dokumenta autentiskumu.
• Administratīvā elastībaideāli piemērots nodokļu deklarēšanai vai grāmatvedības vešanai digitāli.

Kādi elektronisko rēķinu formāti ir atļauti?

Ne katrs digitālais fails tiek uzskatīts par derīgu elektronisko rēķinu. Lai atbilstu noteikumiem, rēķinam jābūt šādā formātā: strukturēts un sertificēts formātsGalvenie pieņemtie formāti ir:

• rēķinsobligāts Spānijas standarts rēķinu izrakstīšanai valsts iestādēm.
• UBL: starptautisks formāts, kas veicina sadarbspēju.
• XML CII: Apvienoto Nāciju Organizācijas reklamēts formāts globālai norēķinu veikšanai.
• EDIFAKTSISO standarts, ko izmanto komerciālā elektroniskajā datu apmaiņā.

Turklāt tiem jāpievieno uzlabots elektroniskais paraksts vai izmantot EDI tehnoloģiju, lai nodrošinātu integritāti un autentiskumu.

Jaunās sistēmas papildu pienākumi

Jaunā norēķinu sistēma neaprobežojas tikai ar elektronisko rēķinu nosūtīšanu. Tā ietver arī jaunus pienākumus, piemēram:

• Rēķina statusa ierakstsgan sūtītājam, gan saņēmējam ir jāziņo, vai tie tika pieņemti, noraidīti, apmaksāti vai pārskaitīti.
• Digitālā saglabāšanaElektroniskie rēķini ir jāuzglabā 4 gadi pārbaudei pieejamā formātā.
• SadarbspējaSistēmām ir jābūt saderīgām starp dažādiem piegādātājiem un jānodrošina netraucēta apmaiņa.
• Saziņa ar Valsts kasiJa neizmantojat AEAT publisko risinājumu, rēķinu kopijas būs jānosūta, izmantojot tā platformu.

Kāda programmatūra man ir nepieciešama, lai izrakstītu elektroniskos rēķinus?

Lai pielāgotos jaunajiem noteikumiem, jums būs nepieciešams elektronisko rēķinu izrakstīšanas programma kas atbilst Valsts kases un valsts tiesību aktu noteiktajām tehniskajām prasībām. Daži galvenie ieteikumi:

• Tas darbojas mākonī un tiek automātiski atjaunināts.
• Esiet gatavi ģenerēt rēķinus faktūrrēķinos vai UBL.
• Tas ļauj elektroniskais paraksts.
• Ka to var integrēt ar citiem grāmatvedības rīkiem, bankām utt.

Daži no ievērojamākajiem risinājumiem tirgū ir Holded, Declarando un Quipu. Šīs platformas ir īpaši izstrādātas ārštata darbiniekiem un mazajiem uzņēmumiem.

Kādi ir soļi, lai izrakstītu elektronisko rēķinu?

Procedūra daudz neatšķiras no tradicionālā rēķina izrakstīšanas, taču jāpatur prātā šādas darbības:

1. Instalējiet saderīgu programmatūru.
2. Iestatiet savu digitālo sertifikātu.
3. Sagatavojiet nepieciešamos laukus: : sērijas numurs, datums, izdevēja un klienta dati (NIF, adrese utt.), detalizēts pakalpojuma vai produkta apraksts, piemērojamie nodokļi, kopsumma.
4. Parakstieties elektroniski rēķinu, ja nepieciešams.
5. Nosūtīt adresātam pa derīgu digitālo kanālu.
6. Saglabājiet kopiju pieejama pārbaudei vismaz 4 gadus.

Sodi par elektronisko rēķinu neizsniegšanu

Šo pienākumu pārkāpšana var izraisīt naudas sodus, sākot no 3.000 līdz 60.000 eiroDažas no atbilstošākajām sankcijām ir:

• 3.000 eiro par katru rēķinu, kas nav izdots elektroniski kad nepieciešams.
• 6.000 eiro par kļūdām glabāšanā vai konservēšanā no rēķiniem.
• Līdz 60.000 XNUMX eiro par privātuma un drošības pasākumu neievērošanu.
• Līdz 50.000 XNUMX eiro, ja izmantojat neapstiprinātu rēķinu izrakstīšanas programmatūru pēc likumā noteiktajiem termiņiem.

Digitālais komplekts kā pārejas palīgs

Valdība piedāvā programmas ietvaros Digitālais komplekts Atbalsts līdz 12.000 XNUMX eiro apmērā digitālo risinājumu līgumu slēgšanai, tostarp elektronisko rēķinu programmasŠīs dotācijas tiek finansētas no Eiropas fondiem un ir neatmaksājamas, tāpēc jums tās nebūs jāatmaksā.

Termiņš to pieprasīšanai beidzas 31 oktobris 2025 uzņēmumiem ar vairāk nekā trim darbiniekiem. Pašnodarbinātas personas ar mazāk nekā trim darbiniekiem pieteikumus varēs iesniegt līdz 2026. gada decembrim.

Digitalizācijas aģenti, piemēram, Declarando, var palīdzēt jums pieteikties vaučeram bez papildu maksas un ieteikt, kura programmatūra vislabāk atbilst jūsu vajadzībām.

Elektronisko rēķinu iekļaušana jūsu procesos var būt svarīgs solis ceļā uz digitālo transformāciju, ļaujot optimizēt resursus, uzlabot finanšu kontroli un samazināt riskus. Jo ātrāk jūs iepazīsities ar rīkiem un prasībām, jo vairāk ieguvumu iegūsiet un jo mazāk grūtību saskarsieties pārejas laikā.